Spisová služba ARSYS

Spisová služba ARSYS byla vyvinuta kompletně v ČR, takže i ve svém koncepčním základě plně respektuje všechna specifika českého prostředí. K nim patří především potřeba jednoduchého až intuitivního ovládání, rychlost odezvy a flexibilita k požadovaným změnám.

Automatizovaný registrační systém ARSYS je určený k širokému použití jako Spisová služba všude tam, kde je Podatelna a fungující počítačová síť. Systém registruje veškerou poštu přicházející do Podatelny, včetně balíků, CD nosičů apod., ve formě elektronických záznamů, obsahujících stručnou informaci o obsahu zásilky a odesílateli.

Tyto záznamy jsou označeny jako Přijaté písemnosti, je jim přiděleno unikátní Číslo jednací, a v případě, že je v Podatelně skener, je k nim možné připojit i elektronickou kopii příslušného dokumentu. Pokud uživatelská organizace produkuje Vlastní písemnosti, lze je rovněž registrovat elektronicky na sekretariátech, kde tyto písemnosti vznikají, přičemž lze zaregistrovat i elektronickou verzi každé takové písemnosti. Oba druhy písemností, přijaté i vlastní, lze slučovat do Spisů, které je možné - stejně jako samostatné Písemnosti - předávat mezi organizačními jednotkami uvnitř podniku, či jejich kopie expedovat adresátům mimo uživatelskou organizaci prostřednictvím poštovních služeb. Všechny uvedené pohyby Písemností a Spisů jsou přitom elektronicky registrovány.

Další důležitou funkcí je Archivace Písemností a Spisů, kterou je rovněž možné provádět elektronicky. Fyzická forma archivovaných Písemností a Spisů je přitom uložena nejprve ve Spisovně, poté v Archivu a podle skartačního plánu - který je rovněž součástí systému ARSYS - je uživatelská organizace průběžně informována o plánovaných skartačních a archivačních akcích. Systém registruje pro každou archivovanou Písemnost či Spis místo uložení a rovněž umožňuje registraci jejich zapůjčení. Archivované Písemnosti a Spisy jsou automaticky zahrnovány do všech přehledů při použití hledacích funkcí. Písemnosti a Spisy registrované v Archivu již neobsahují jejich elektronické verze.

Systém ARSYS lze přizpůsobit konkrétním uživatelským požadavkům díky jeho modulární koncepci a Administračním funkcím, pomocí kterých lze průběžně přizpůsobovat celý systém dynamickým změnám uživatelské organizace. Podatelna zajišťuje centrální registraci došlé pošty ve formě Přijatých písemností a jejich přidělování do jednotlivých organizačních jednotek - Sekretariátů - uživatelské organizace současně s monitorováním, zda a kdy byly skutečně akceptovány. Pomocí tohoto modulu lze rovněž centrálně přidělovat Čísla jednací Vlastních písemností, pokud o to telefonicky požádá sekretariát, kde taková písemnost vznikla.

Výpravna


Centrálně registruje požadavky na expedici Písemností či Spisů externím subjektům společně s termíny plnění těchto požadavků. Mimoto umožňuje vytisknout poštovní seznamy ve tvaru akceptovatelném poštovní službou.

Sekretariát


Tento modul je implementován ve všech klientských stanicích, kde umožňuje provádět veškeré manipulace s Písemnostmi a se Spisy, jako je Registrace Vlastní písemnosti, Založení Spisu, Zařazení Písemnosti do Spisu, Slučování a Rušení Spisů, Expedice Písemnosti, Předání Spisu či Písemnosti na jiný sekretariát či do Spisovny nebo do Archivu a konečně Vyhledání Písemnosti.

Archiv


Centrálně registruje všechny archivované Spisy či Písemnosti včetně jejich fyzického uložení v Archivu. Současně registruje požadavky na zapůjčení jednotlivých písemností i s termíny jednotlivých zápůjček.

Administrátor


Umožňuje centrální vedení číselníků všech pracovišť uživatelské organizace a jejich pracovníků, včetně změn struktury této organizace. Umožňuje rovněž - jako jediný modul - dodatečné změny v již zapsaných informacích o Písemnostech, přičemž všechny tyto změny současně registruje ve formě "Starý text" - "Nový text", "Kdy byla změna provedena" a "Kdo změnu provedl".

V rámci zavádění systému ARSYS nabízíme jako službu doplnění specializovaných funkcí podle specifikace uživatele a systém školení jeho pracovníků včetně návrhu Metodiky používání elektronické Spisové služby a provozních konzultací.

Seznam certifikovaných partnerů


S&T CZ s.r.o.
PDS s.r.o.
Longin Spurný - DATA X

Jak se stát partnerem:


Kontaktujte společnost S&T na níže uvedeném kontaktu a dohodněte si detailní podmínky partnerství.

Požadavky na partnery:


Minimálně 3 osoby certifikované na pozicích:
  • Analytik
  • Architekt řešení
  • Programátor

Délka školení je 8 pracovních dnů a cena 90 000 Kč bez DPH za každou osobu. Každé školení je ukončeno certifikační zkouškou.

Nejbližší termíny školení:


30.3.2015, místo školení Praha
20.7.2015, místo školení Praha